AI 견적서 만들기, 부가세 계산까지 표로 알아서 채워줘요

안녕하세요, 깅글렛이에요.

견적서 하나 보내려고 인터넷에서 양식 받고, 칸 채우고, 부가세 계산하느라 시간 다 보낸 적 있으시죠.

저도 1인으로 자잘한 외주를 받다 보면 이 과정이 매번 귀찮더라고요.

근데 요즘은 AI한테 품목이랑 단가만 던지면 공급가액·부가세·합계까지 채운 표를 즉석에서 만들어줘요. 그것도 무료로요.

오늘은 AI로 견적서·거래명세서·청구서를 만드는 법을, 복붙 프롬프트랑 부가세 계산까지 한 번에 풀어볼게요.

거래문서는 4종인데, AI로 만드는 건 3종이에요

먼저 헷갈리는 것부터 정리할게요. 하나의 거래에서 나오는 문서는 시간 순서대로 4종이에요. 견적서 → 거래명세서 → 청구서 → 세금계산서 순이거든요.

이 중에서 AI로 자유롭게 만드는 건 앞의 세 개예요. 견적서·거래명세서·청구서는 정해진 양식이 없는 ’자유 양식’이라, AI한테 시켜서 빠르게 뽑기 딱 좋아요. 반대로 세금계산서는 법으로 정해진 양식이라 보통 홈택스에서 따로 발행해요. AI로 ‘만드는’ 문서가 아니라는 점, 이건 뒤에서 한 번 더 짚을게요.

각 문서가 언제 나오고 무슨 역할인지는 이렇게 갈려요.

견적서: 거래 전에 “이 조건으로 납품 가능해요”를 미리 전하는 가격 제안서예요.
거래명세서: 거래 중·직후에 실제 납품한 품목·수량·단가를 적은 내역서예요.
청구서: 거래 후에 “이 금액 입금해 주세요”라고 대금을 요청하는 문서예요.
세금계산서: 거래가 생긴 다음 달 10일까지 발행하는, 부가세 신고용 법정 증빙이에요.

여기서 중요한 포인트 하나. 견적서·거래명세서·청구서는 법적 효력이 없는 참고용 문서고, 세금계산서만 세법상 적격증빙이에요. 그래서 거래명세서만 받고 세금계산서를 안 받으면 부가세 환급(매입세액 공제)을 못 받거든요. 실무에선 둘을 같이 써요. 세금계산서로 세금 신고하고, 거래명세서로 실제 수량·단가를 검증하는 식이죠.

인포그래픽 - 거래문서 4종 흐름표 (견적서→거래명세서→청구서→세금계산서), 각 문서의 발행 시점과 법적 효력(견적서·거래명세서·청구서 “없음” / 세금계산서 “있음·적격증빙”) 비교, 앞 3종을 그린 박스로 “AI로 만들기”·세금계산서를 회색 박스로 “홈택스 별도”로 구분

부가세 계산은 딱 두 줄이면 끝나요

거래문서 금액칸의 뼈대는 부가세 계산이에요. 근데 생각보다 단순해요.

📖 부가세란? 정식 명칭은 부가가치세예요. 물건·서비스를 팔 때 가격에 10% 붙는 세금인데, 판매자가 손님한테 받아서 대신 나라에 내는 구조예요.

계산식은 두 줄이에요. 공급가액 × 10% = 부가세, 그리고 공급가액 + 부가세 = 합계금액. 예를 들어 공급가액이 100만 원이면 부가세는 10만 원, 합계는 110만 원이 돼요.

반대로 ’부가세 포함 110만 원’처럼 합계만 알 때는 거꾸로 풀어요. 합계 ÷ 1.1 = 공급가액, 합계 − 공급가액 = 부가세. 110만 원이면 공급가액 100만 원, 부가세 10만 원으로 갈리는 거죠.

이 두 줄만 알면 어떤 거래문서든 금액칸은 다 채워져요. 그리고 바로 이 계산을 AI한테 시키는 거예요.

견적서에 꼭 들어가야 하는 항목도 짚어둘게요. 공급자·공급받는자 정보, 품목·규격, 수량, 단가, 공급가액, 부가세, 합계금액, 그리고 유효기간이에요. 견적서는 가격이 바뀔 수 있어서 “견적일로부터 30일” 같은 유효기간이 특히 중요하거든요.

부가세 계산 공식 카드 - “공급가액 × 10% = 부가세 / 공급가액 + 부가세 = 합계금액” 위쪽, “합계 ÷ 1.1 = 공급가액 / 합계 − 공급가액 = 부가세” 아래쪽, 100만→110만 예시 숫자 병기, 다크 배경 그린 강조

한 가지 팁. 견적서엔 ’부가세 별도’인지 ’부가세 포함’인지 꼭 명시하세요. 통상 견적서는 ’부가세 별도’로 쓰는 경우가 많은데, 안 적어두면 받는 쪽과 금액 인식이 어긋나서 분쟁 나기 쉬워요. ’부가세 별도’면 적힌 합계가 공급가액이고, 실제 청구는 거기에 10%가 더 붙어요.

품목이랑 단가만 주면 표를 알아서 채워요

이제 본론이에요. AI로 거래문서를 만드는 가장 큰 장점은 ’표 자동 계산’이에요. ChatGPT·클로드·제미나이한테 품목·단가·수량만 주면, 공급가액·부가세·합계를 채운 표를 즉석에서 뽑아줘요.

저는 처음에 견적서 양식을 일일이 찾아 헤맸는데, 어느 날 그냥 AI한테 “이 품목들로 견적서 표 만들어줘” 했더니 부가세까지 계산해서 한 번에 주더라고요. 그 뒤로는 양식 검색을 안 하게 됐어요.

복붙해서 바로 쓸 수 있게 프롬프트를 정리해봤어요. 대괄호 [ ] 부분만 본인 정보로 바꾸면 돼요. 금액은 다 예시예요.

먼저 견적서 표 + 부가세 자동 계산이에요.

너는 견적서 작성을 돕는 도우미야. 아래 정보로 견적서 표를 만들어줘.
- 품목과 단가, 수량:
  · [웹사이트 메인 디자인] / 단가 [800,000]원 / 수량 [1]
  · [상세페이지 디자인] / 단가 [150,000]원 / 수량 [3]
표 열은 "품목 | 규격 | 수량 | 단가 | 공급가액" 으로 하고,
표 아래에 공급가액 합계, 부가세(공급가액의 10%), 합계금액(공급가액+부가세)을
각각 계산해서 보여줘. 금액은 천 단위 콤마로 표기해줘.

다음은 ‘부가세 포함’ 금액을 받았을 때 역산하는 프롬프트예요. 고객이 “330,000원에 부가세 포함으로 하자”고 하면 이걸 써요.

고객이 "부가세 포함 [330,000]원"으로 거래하기로 했어.
이 금액에서 공급가액과 부가세를 분리해줘.
계산식은 공급가액 = 합계 ÷ 1.1, 부가세 = 합계 − 공급가액 이야.
공급가액·부가세·합계를 표로 정리해줘.

견적서가 통과되면 그걸 그대로 청구서로 바꿀 수도 있어요. 처음부터 다시 쓸 필요 없이요.

아래 견적서 내용을 그대로 '청구서'로 바꿔줘.
[여기에 견적서 내용 또는 표 붙여넣기]
청구서에는 청구일자, 입금 계좌( [은행/계좌번호/예금주] ), 결제 기한( [발행일로부터 14일] )을
추가하고, 맨 위 제목을 "청구서"로 바꿔줘. 금액은 그대로 유지해줘.

AI 채팅 화면 예시 - 견적서 프롬프트를 입력하니 품목·규격·수량·단가·공급가액 열의 표가 생성되고, 표 아래 공급가액 합계·부가세(10%)·합계금액이 계산돼 나온 모습

여기에 견적서를 첨부할 안내 메일까지 AI한테 맡기면 마무리가 깔끔해요.

위 견적서를 첨부해서 고객 [담당자명]님께 보낼 이메일 본문을 써줘.
- 톤: 정중하고 간결하게, 3~4문장
- 포함: 견적 감사 인사, 견적 유효기간( [30일] ) 안내, 궁금한 점 문의 요청
- 과장된 영업 멘트는 빼고 담백하게

📖 거래명세서란? 실제로 납품한 품목·수량·단가를 상세히 적어 양쪽이 확인하는 내역서예요. 자유 양식이라 세금계산서보다 규격·색상 같은 걸 더 자세히 적을 수 있어요.

거래명세서도 같은 방식으로 만들면 돼요. 공급자·공급받는자 정보, 거래일자, 품목, 수량·규격, 단가·공급가액, 세액·합계금액까지 7가지가 들어가게 시키면 끝이에요.

2026년부터는 표를 엑셀·PDF 파일로 바로 받아요

여기서 한 발 더 나가면, 이제 그 표를 곧장 파일로도 받을 수 있어요. 마크다운 표를 복사해서 엑셀에 붙여넣는 것도 되지만, 2026년부터는 채팅 안에서 바로 다운로드가 되거든요.

클로드: 채팅 안에서 엑셀(.xlsx)·PDF·워드·PPT를 직접 만들어 다운로드해요. 무료·Pro·Max 전 플랜에서 기본으로 켜져 있고, 자동 계산식과 서식이 들어간 엑셀도 만들어준다고 공식 안내에 나와 있어요.
제미나이: 2026년 4월부터 전 세계 모든 사용자에게 채팅창 내 파일 생성(PDF·엑셀·워드 등)을 풀었어요.
ChatGPT: 데이터 분석 기능으로 표를 만들고 엑셀·CSV로 내보내요. ’ChatGPT for Excel·Google Sheets’는 2026년 5월 5일 전 플랜에 일반 공개됐고, 무료 버전에서도 표 작성·엑셀 변환이 돼요.

그래서 파일까지 받고 싶으면 이 프롬프트를 이어서 쓰면 돼요.

위에서 만든 견적서 표를 엑셀 파일로 만들어줘.
- 공급가액·부가세·합계 칸은 직접 입력값이 아니라 '수식'으로 자동 계산되게 해줘
  (수량×단가, 공급가액×0.1, 공급가액+부가세)
- 맨 위에 공급자/공급받는자 정보 칸을 넣어줘
- 다운로드할 수 있게 .xlsx 파일로 출력해줘

수식까지 박힌 엑셀로 받아두면 다음부턴 품목·수량만 바꿔서 재사용할 수 있어요. 한 번 만들어두고 ’나만의 견적서 템플릿’으로 굳히는 거죠. 저는 자주 나가는 견적은 이렇게 틀을 잡아두고 숫자만 갈아끼워요.

클로드 채팅에서 견적서 엑셀(.xlsx) 파일이 생성돼 다운로드 버튼이 뜬 화면, 셀에 수식(=수량*단가 등)이 들어간 모습

AI가 계산했으니 맞겠지“가 제일 위험해요

여기까지 보면 다 좋은데, 꼭 짚고 넘어갈 게 있어요. AI는 숫자를 틀려요. AI는 ’맞는 답’을 검증하는 게 아니라 ’그럴듯한 다음 글자’를 고르는 식이거든요. 그래서 사실이 아닌 걸 그럴듯하게 지어내는 환각(할루시네이션)이 숫자에서도 나와요.

2026년 기준 AI 환각률은 약 20%라고 해요. 다섯 번에 한 번꼴이죠. 게다가 2025년에 수학적으로 “지금 AI 구조에선 환각을 완전히 없앨 수 없다”는 게 증명됐어요. 즉 검산은 선택이 아니라 필수예요.

그래서 AI가 만든 견적서·청구서는 발송 전에 이렇게 점검해요.

합계·부가세·소계를 계산기로 한 번 더 확인해요. 공급가액 × 0.1이 부가세랑 맞는지만 봐도 돼요.
엑셀로 받았다면 칸에 진짜 수식이 들어가 있는지, 아니면 값만 박혀 있는지 확인해요.
큰 금액이거나 중요한 거래면 숫자는 사람이 최종 확정해요.

저도 AI가 뽑아준 표를 그대로 믿었다가, 합계가 한 칸 어긋난 적이 있어요. 그 뒤로는 발송 전에 합계만큼은 꼭 직접 더해봐요. 이 습관 하나가 사고를 막아주더라고요.

사업자냐 프리랜서냐에 따라 갈리는 게 있어요

마지막으로 본인 상황에 맞춰야 하는 부분이에요. 견적서·청구서·거래명세서는 누구나 자유롭게 만들 수 있는데, 세금 처리가 갈려요.

📖 원천징수란? 대금을 주는 쪽이 세금을 미리 떼고 나머지만 지급한 뒤, 뗀 세금을 대신 나라에 내는 방식이에요. 프리랜서가 받는 3.3%가 대표적이에요.

사업자등록을 안 한 프리랜서는 세금계산서를 발행할 수 없어요. 사업자등록번호가 없으니까요. 대신 대금을 받을 때 지급처가 3.3%를 원천징수해요(소득세 3% + 지방세 0.3%). 그리고 다음 해 5월에 종합소득세를 신고하면 돼요.

반대로 개인사업자(과세)를 낸 경우엔 세금계산서를 발행할 수 있어요. 3.3%를 떼는 대신, 거래액에 부가세 10%를 더 받아서 매출세금계산서를 끊는 구조예요.

정리하면 이래요. 내가 사업자면 청구서에 부가세 10%를 붙이고, 프리랜서면 받을 때 3.3%가 떼인다고 보면 돼요. 단 본인 상황의 세금 처리는 홈택스나 세무 전문가로 한 번 더 확인하시는 게 안전해요.

인포그래픽 - 프리랜서 vs 개인사업자 비교표 (세금계산서 발행 불가/가능, 대금 받을 때 3.3% 원천징수 / 부가세 10% 추가, 세금 신고 다음 해 5월 종소세 / 부가세+종소세), 견적서·청구서·거래명세서는 둘 다 “작성 O”로 동일 표시

그리고 아까 말한 세금계산서는, 다시 강조하면 AI로 만드는 문서가 아니에요. 법정 양식이라 홈택스 전자세금계산서로 따로 발행해요. AI로 뽑는 건 견적서·청구서·거래명세서까지라고 선을 그어두시면 돼요.

무료로도 충분해요

비용 얘기를 잠깐 할게요. 거래문서 만들기는 무료 티어로도 충분해요. 표 만들고 복붙하는 건 무료로 다 되고, 파일 다운로드까지 무료로 되는 도구도 있거든요.

유료가는 참고로만 보세요. ChatGPT는 무료 버전에서 표·엑셀 변환이 되고, 유료는 Plus 월 29,000원이에요. 클로드는 무료 티어에서 파일 생성이 기본으로 켜져 있고, Pro는 웹 결제 월 $20(약 3만 원, 아이폰 앱은 약 30,000원)이에요. 제미나이도 무료로 파일 생성이 되고, 유료는 Google AI Plus 11,000원·Pro 29,000원이고요. (2026년 6월 기준, 결제 시점에 바뀔 수 있어요.)

그러니까 견적서 하나 만들겠다고 굳이 결제할 필요는 없어요. 무료로 시작해보고, 매일 거래문서를 다루는 분만 유료를 고민하면 돼요.

도구 3종 파일 생성 비교 표 - ChatGPT·클로드·제미나이의 “무료로 가능?”(전부 O)과 거래문서 만들기 관점 한 줄 요약, 유료가(Plus 29,000 / Pro $20·약 3만 / Plus 11,000·Pro 29,000) 병기

깅글렛 한줄평

💡 좋은 점: 품목이랑 단가만 던지면 부가세까지 계산한 표가 무료로 뚝딱 나와요. 양식 찾아 헤매던 시간이 사라져요.

⚠️ 아쉬운 점: AI는 숫자를 틀릴 수 있어요. 합계·부가세는 발송 전에 꼭 본인이 검산해야 안심돼요.

자주 묻는 질문

Q. AI로 세금계산서도 만들 수 있나요? 세금계산서는 법정 양식이라 보통 홈택스 전자세금계산서로 발행해요. AI로 자유롭게 만드는 건 견적서·거래명세서·청구서까지예요.

Q. 부가세는 어떻게 계산하나요? 공급가액에 10%를 곱하면 부가세예요. 합계만 알 때는 합계를 1.1로 나누면 공급가액이 나와요.

Q. 견적서에 부가세 별도라고 꼭 적어야 하나요? ’부가세 별도’인지 ’포함’인지 안 적으면 받는 쪽과 금액 인식이 어긋나기 쉬워요. 분쟁을 막으려면 명시하는 게 좋아요.

마무리

견적서·청구서, 이제 양식 받아서 끙끙대지 말고 AI한테 품목이랑 단가만 줘보세요. 부가세까지 계산한 표가 금방 나와요.

대신 합계는 보내기 전에 꼭 한 번 직접 더해보시고요. 그게 마지막 안전장치예요.

여러분은 거래문서 만들 때 어떤 도구 쓰세요?

※ 이 글의 AI 거래문서는 빠른 초안 작성을 돕는 보조 도구예요. 금액·세액(부가세) 계산은 발송 전에 반드시 본인이 검산하시고, 세금계산서 발행·세무 신고·법적 효력은 홈택스와 세무 전문가를 통해 별도로 확인하세요. (본 글은 법률·세무 자문이 아니에요.) ※ 가격·기능은 2026년 6월 기준이며 추후 변경될 수 있어요.