나만의 GPT 만들기, 반복 업무 시키는 전용 봇으로

안녕하세요, 깅글렛이에요.

매번 AI한테 “공공기관 보고체로, 개조식으로, 이 양식 참고해서”를 처음부터 다시 설명하고 계신가요? 저도 한동안 그랬거든요.

나만의 GPT 만들기는 바로 이걸 위한 거예요. 그 설명을 한 번만 봇 안에 박아두면, 다음부턴 안건만 던져도 그 방식대로 답해줘요. 코딩도 필요 없고요.

오늘은 사규 Q&A, 보고서 초안, 응대 톤 같은 반복 업무를 처리하는 ’전용 봇’을 직접 만들어 볼게요. 만드는 도구는 세 가지(ChatGPT·제미나이·클로드)를 비교하면서 풀어 갈게요.

📖 **맞춤 GPT(GPTs)**란? 이름·지침·참고 자료·켜둘 기능을 한 번 묶어 만들어 두고, 같은 업무에 계속 꺼내 쓰는 나만의 ChatGPT 봇이에요.

참고로 ChatGPT 맞춤설정 기초(성격 프리셋 같은 입문 내용)는 예전에 올린 ‘나만의 GPT’ 입문 글에서 다뤘어요. 이번 글은 그 다음 단계, 업무 봇을 실제로 빌드하는 쪽이에요.

업무 봇 성능은 ’지침’과 ‘지식’ 두 칸에서 갈려요

업무 봇을 만들 때 채우는 칸은 크게 두 개예요. 이 둘을 헷갈리면 봇이 엉뚱하게 답하거나 글자 수 한계에 걸리거든요. 그래서 먼저 이 구분부터 잡고 가는 게 가장 중요해요.

📖 **지침(Instructions)**은 봇의 행동 규칙이에요. 역할·말투·금지사항·출력 형식을 적는 칸이고요. **지식(Knowledge)**은 봇이 참고할 자료예요. 매뉴얼·FAQ·과거 양식 같은 파일을 올리는 칸이에요.

쉽게 가르면 이래요. 규칙·말투·워크플로 안내는 지침에, 참고 자료는 지식에. 사규 PDF를 지침 칸에 통째로 붙여넣으면 글자 수가 넘치고, 반대로 “근거 조항을 꼭 표기해”라는 규칙을 자료 파일에 묻어두면 봇이 그걸 규칙으로 못 읽어요.

지침을 적을 때 막막하면 틀을 하나 빌려도 돼요. 맥락·목표·문체·톤·독자·출력 형식을 차례로 적는 CO-STAR나, 제미나이가 권하는 페르소나·작업·맥락·형식 4요소가 자주 쓰여요. 사실 거창하게 안 가도 “누구처럼, 뭘, 어떻게 답해”만 또렷하면 절반은 된 거예요.

인포그래픽 - ‘지침 vs 지식’ 2칸 도식. 왼쪽 지침=역할·말투·규칙·금지·형식 / 오른쪽 지식=매뉴얼·FAQ·양식·과거 산출물, 가운데 화살표로 “규칙은 지침, 자료는 지식”

ChatGPT·제미나이·클로드, 셋은 어떻게 다를까요

봇을 만드는 도구는 크게 세 가지예요. 셋 다 “반복 업무용 봇을 만든다”는 목적은 같은데, 지식 처리 방식·공유 방식·진입 비용이 달라요. 그래서 업무 성격 보고 고르면 돼요. (2026년 6월 기준)

남에게 나눠줄 봇이거나 이미지·데이터 분석까지 시키고 싶다 → ChatGPT 맞춤 GPT
돈 안 들이고 일단 만들어 보거나 구글 워크스페이스를 쓴다 → 제미나이 Gem
긴 매뉴얼·복잡한 규칙을 충실히 따라야 하고 사내 자료라 비공개여야 한다 → 클로드 프로젝트

차이를 조금 더 들어가 볼게요. ChatGPT는 올린 파일을 잘게 쪼개 검색(RAG)해서 답하고, GPT Store로 남에게 공개·공유하기가 쉬워요. 웹 검색·이미지 생성·데이터 분석 같은 기능 토글도 풍부하고요.

📖 RAG란? 올린 자료를 통째로 다 읽는 게 아니라, 질문과 관련된 조각만 찾아와서 답에 쓰는 방식이에요. 자료가 많아도 가볍게 굴러가요.

제미나이 Gem은 무료 등급에서도 만들 수 있다는 게 가장 큰 장점이에요. 만들기가 제일 가볍고, 구글 드라이브나 NotebookLM과 연동돼요. 다만 GPT Store 같은 공개 마켓은 없고, 공유는 조직 안에서 드라이브 권한 주는 식이에요.

클로드 프로젝트는 결이 좀 달라요. 파일을 쪼개 검색하는 게 아니라 긴 맥락 창에 통째로 올려서(약 20만 토큰, 책 500쪽 분량) 긴 문서를 충실히 따라가요. 기본이 비공개라 사내 자료엔 더 안전하고요. 무료는 프로젝트 5개까지, Pro(월 약 29,000원)부터 무제한이에요.

공식 표현 중에 이런 비교가 있어요. “프로젝트는 내가 일하는 ‘장소’, 맞춤 GPT는 내가 만드는 ‘도구’“라고요. 클로드 프로젝트는 내 자료를 깊게 파는 작업 공간에 가깝고, ChatGPT 맞춤 GPT는 남도 꺼내 쓸 수 있는 재사용 도구에 가깝다는 얘기예요.

인포그래픽 - 3대 빌더 비교표. 행: 진입비용/지식처리/파일한도/공유·배포/추가기능/강점. 열: ChatGPT 맞춤 GPT, 제미나이 Gem, 클로드 프로젝트. 각 셀 핵심값(유료필요·RAG·20개·GPT Store / 무료생성·NotebookLM·10개·드라이브권한 / 무료5개·긴맥락·비공개)

표로 한눈에 정리하면 이래요.

항목	ChatGPT 맞춤 GPT	제미나이 Gem	클로드 프로젝트
만들기 진입	유료 구독 필요	무료 포함 전 등급	무료 5개 / Pro부터 무제한
지식 처리	쪼개 검색(RAG)	파일+NotebookLM	긴 맥락에 통째로
파일 한도	최대 20개	최대 10개	약 500쪽 분량
공유	GPT Store 공개	드라이브식 권한	기본 비공개
강점	기능 풍부·배포 쉬움	무료로 가볍게	긴 문서·사내 자료 안전

결론만 말하면, 남에게 뿌릴 거면 ChatGPT, 일단 공짜로 써볼 거면 제미나이, 긴 매뉴얼을 비공개로 다룰 거면 클로드예요.

ChatGPT 맞춤 GPT, 5단계로 만들어 봐요

가장 대표적인 ChatGPT부터 직접 만들어 볼게요. 만드는 자리는 웹(데스크톱)이에요. 모바일에선 만든 봇을 ‘쓰는’ 것만 돼요.

순서는 이래요.

사이드바에서 “GPT 탐색(Explore GPTs)“을 누르고, 오른쪽 위 “만들기(+)“를 눌러요.
Create 탭에선 “이런 봇 만들고 싶어”라고 말로 설명하면 이름·아이콘을 알아서 잡아줘요. 초안 빨리 잡을 때 편해요.
Configure 탭에서 직접 손봐요. 지침(최대 8,000자), 대화 시작 예시(최대 4개), 지식(파일 최대 20개·각 512MB), 기능 토글(웹 검색·이미지 생성·데이터 분석·캔버스)을 채워요.
공개 범위를 골라요. 나만(Only me) / 링크 있는 사람 / GPT Store 공개 셋 중 하나예요.
만들기·저장을 누르면 사이드바에서 바로 꺼내 쓸 수 있어요.

여기서 한 가지 짚고 갈게요. 봇을 만드는 건 유료 구독이 필요해요. 무료 사용자는 남이 만든 GPT를 쓰는 것까진 되는데, 새로 ’생성’하는 건 안 돼요. (메뉴 이름은 버전에 따라 조금씩 다를 수 있어요.)

저는 처음 만들 때 지침을 너무 길게 적었다가 봇이 규칙을 군데군데 빼먹어서 당황했어요. 그래서 규칙은 짧고 단호하게, 참고할 자료는 지식 칸으로 분리했더니 답이 한결 일관되더라고요.

ChatGPT 맞춤 GPT Configure 탭 화면 캡처 - 이름·지침·지식·기능 칸이 보이는 빌더 화면, 각 칸 위치 화살표 표시

업무 봇 3종, 지침 프롬프트까지 그대로 가져가세요

이제 실제로 쓸 만한 봇 3개를 만들어 볼게요. 아래 지침은 그대로 복사해서 본인 회사 상황에 맞게 단어만 바꿔 쓰면 돼요. (각 봇은 ChatGPT·제미나이·클로드 어디서 만들어도 구조는 같아요.)

① 사규·매뉴얼 Q&A 봇 — 사내 규정을 물어보면 근거 조항까지 답해줘요.

지식 칸엔 사규 PDF, 복무·휴가 규정, 자주 묻는 질문 문서를 올려요. 지침은 이렇게요.

너는 우리 회사 사규 안내 담당이다.
답할 때 근거가 되는 규정 조항·항목 번호를 항상 함께 표기한다.
업로드된 자료에 근거가 없으면 추측하지 말고
"규정에 명시돼 있지 않음 → 인사팀 확인 필요"라고 답한다.
존댓말, 개조식. 법적 해석이 필요한 경우 "담당 부서 확인 권장"을 덧붙인다.

이렇게 박아두면 “연차 이월되나요?” 한 줄만 물어도 규정 근거를 달아서 일관되게 답해요.

② 보고서 초안 봇 — 안건만 던지면 사내 양식대로 초안을 뽑아줘요.

지식 칸엔 과거 보고서 양식 PDF, 잘 쓴 보고서 샘플 2~3개를 올려요. 지침은 이렇게요.

너는 경영지원 보고서 초안 작성 도우미다.
두괄식(결론 먼저), 개조식, 존댓말 보고문으로 쓴다.
구조는 ①배경 ②현황 ③검토안 ④건의사항 순서.
업로드한 과거 양식의 말투·형식을 따른다.
수치는 [확인 필요]로 비워 두고 임의로 만들지 않는다.

매번 프롬프트로 보고서 톤을 설명하던 걸, 봇으로 한 번 박아두면 반복이 사라져요.

③ 고객·대외 응대 톤 봇 — 초안을 붙여넣으면 우리 회사 톤으로 다듬어 줘요.

지식 칸엔 응대 가이드, 좋은 답변·나쁜 답변 예시를 올려요. 지침은 이렇게요.

너는 고객 응대 문구 톤 교정 담당이다.
정중·간결·공감을 우선한다. 사과가 필요하면 책임 회피 없이 명확히.
과도한 사과·군더더기 표현은 금지.
입력된 초안의 사실 내용은 바꾸지 말고, 톤과 표현만 다듬는다.

저는 응대 톤 봇을 만들고 나서, 사과 메일 쓸 때 “이거 너무 딱딱한가?” 혼자 고민하던 시간이 확 줄었어요. 초안 붙여넣고 한 번 돌리면 톤이 정리돼서 나오거든요.

인포그래픽 - 업무 봇 3종 카드. 사규 Q&A봇 / 보고서 초안봇 / 응대 톤봇 각각에 ’올리는 지식파일’과 ‘지침 한 줄’ 요약, 앰버 톤 카드 3개

참고로 응대 톤이나 보고서 작성 같은 일반 작업은 굳이 봇 없이 그때그때 프롬프트로도 되긴 해요. 다만 같은 일을 매주 반복한다면, 그걸 봇으로 고정해 두는 쪽이 훨씬 편하다는 게 오늘 글의 요점이에요.

기밀 파일을 올릴 땐 이것만은 꼭 기억하세요

봇이 편하다고 아무 파일이나 올리면 안 돼요. 여기가 가장 조심할 부분이에요.

공개·공유한 맞춤 GPT는 업로드한 지식 파일이나 지침이 추출될 수 있어요. 노스웨스턴대 연구에서 200개가 넘는 맞춤 GPT를 살펴봤더니, 안에 올린 파일과 지침을 빼내기가 생각보다 쉬웠다고 해요.

그래서 회사 기밀이나 개인정보가 담긴 파일은 두 가지만 지켜 주세요. 첫째, 봇을 ’GPT Store 공개’로 두지 말고 ’나만(Only me)’으로 두거나, 둘째, 애초에 그런 파일은 올리지 않는 거예요. 정 사내 자료를 다뤄야 한다면, 기본이 비공개인 클로드 프로젝트가 상대적으로 더 안전해요. (회사 자료를 AI에 올릴 때의 주의점은 예전 ‘AI 주의점’ 글에서도 다뤘어요.)

인포그래픽 - 보안 경고 카드. “공개 봇 = 올린 파일·지침 추출 가능” 자물쇠 아이콘 + 체크리스트 2개(Only me로 두기 / 기밀은 안 올리기), 앰버 경고 톤

깅글렛 한줄평

💡 좋은 점: 매번 똑같이 설명하던 반복 업무를, 지침 한 번 박아두면 안건만 던져도 알아서 처리해줘요.

⚠️ 아쉬운 점: ChatGPT는 봇 생성에 유료 구독이 필요하고, 공개 봇은 올린 파일이 새어 나갈 수 있어 기밀엔 신중해야 해요.

자주 묻는 질문

Q. 무료로도 봇을 만들 수 있나요? 제미나이 Gem은 무료 등급에서도 만들 수 있어요. ChatGPT 맞춤 GPT는 봇 ’생성’에 유료 구독이 필요하고, 무료는 남이 만든 봇을 쓰는 것까지만 돼요. (2026년 6월 기준)

Q. 지침과 지식, 둘 중 뭐가 더 중요한가요? 둘 다 필요하지만 역할이 달라요. 봇이 어떻게 행동할지(말투·규칙)는 지침에서, 무엇을 근거로 답할지(자료)는 지식에서 정해져요. 규칙을 자료 파일에 묻으면 봇이 못 읽으니 칸을 나눠 쓰는 게 좋아요.

Q. 클로드 프로젝트랑 ChatGPT 맞춤 GPT 중 뭘 써야 하나요? 남에게 배포하거나 이미지·데이터 분석까지 시키려면 ChatGPT, 긴 매뉴얼을 비공개로 충실히 따라야 하면 클로드 프로젝트가 맞아요.

마무리

오늘은 여기까지예요.

반복 업무 하나를 골라서 지침 다섯 줄만 적어 봇으로 만들어 보면, 생각보다 금방 손에 익어요. 사규 Q&A든 보고서 초안이든, 본인 업무에서 제일 자주 하는 것 하나부터 시작해 보시는 걸 추천해요.

써보시고 어떤 봇이 제일 쓸 만하던가요?

※ 본 글은 2026년 6월 기준 정보를 바탕으로 작성됐어요. 가격·기능·파일 한도 같은 항목은 추후 바뀔 수 있어요.